需求分析

近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：
(一)傳統手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
(二)檔案存放次序較易被打亂，查找困難
(三)檔案種類龐雜，查閱耗時長
(四)檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上
(五)對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。
鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術)技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。

將RFID技術應用于檔案管理的優點

1、非接觸式數據采集

2、快速掃描，一次性數據處理量大

3、標簽信息容量大，使用壽命長

4、數據存取密碼保護,安全性高

5、抗污染性能強和耐久性

6、體積小型化、形狀多樣化 　　

7、可重復使用,方便信息的更新 　　

8、穿透性和無屏障閱讀 　　

9、標簽具有EAS防盜功能

RFID檔案智能化庫房管理系統簡介

檔案管理部門在檔案管理過程中可以在三個方面來使用RFID技術。

1、實體檔案的統計

在檔案案卷中安裝錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數及存放地等信息的RFID標簽，并通過無線網絡把這些信息傳送到服務器上，由專門管理軟件進行處理后形成數據庫。工作人員在統計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點系統，無需核對每一個案卷。

2、實體檔案的管理

通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時的收集標簽信息，可對未經授權出庫的檔案進行報警，對經過授權的檔案出庫進行記錄和統計。

3、與數字檔案館項目的對應

標簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，通過檔案管理軟件檢索到需要調卷的檔案，庫房人員通過終端直接、準確的調檔。配合智能檔案架，實現檔案架自動打開。通過讀取標簽信息的門禁系統保證檔案不會被帶出檔案借閱室。